1. HOME
  2. DIGITAL
DIGITAL

8 Tips Mengirim Email dengan Baik dan Benar

Ternyata masih banyak orang yang belum mengetahui tata cara mengirim email yang baik dan benar.

By Nur Chandra Laksana 18 Juli 2016 11:02
Ilustrasi mengetik email (pexel.com)

Money.id - Di era digital seperti sekarang, email adalah salah satu sarana komunikasi utama bagi sebagian besar orang. Mulai dari siswa hingga karyawan kerap menggunakan layanan email karena dianggap sebagai layanan berkirim pesan yang paling efektif dan efisien, terlepas dari apapun jenis layanan yang digunakan.

Meski telah menjadi pilihan utama berkomunikasi banyak orang, sayangnya tak semua paham bagaimana sebenarnya mengirim email yang benar.

Masih banyak orang kerap melakukan kesalahan-kesalahan fatal saat hendak mengirim email ke rekan kerja, dosen pembimbing, klien, atau ke atasan di kantor. Hal ini tentunya dapat menyebabkan orang yang menerima email akan merasa jengah karena isinya kurang sesuai.

Nah, supaya Anda juga tak terjebak melakukan hal yang sama, maka cobalah untuk menyimak ulasan yang kami kutip dari laman Business Insider berikut ini:

1. Penggunaan singkatan, emoticon, tanda baca

Untuk beberapa kondisi, penggunaan singkatan lalu emoticon dan tanda baca memang dapat mempermudah proses komunikasi dan mencairkan komunikasi yang dinilai terlalu kaku. Namun, jika Anda mengirimkan email atau pesan ke orang yang jabatan atau posisinya lebih tinggi maka kami sarankan untuk menggunakan hal-hal tersebut di atas.

Pasalnya, penggunaan tanda baca berlebihan lalu emoticon dan singkatan dirasa kurang cocok saat digunakan untuk berkomunikasi secara formal terutama saat komunikasi yang dilakukan sifatnya penting. Selain itu, tak semua orang terkadang paham dengan singkatan yang dibenamkan pada pesan. Terlebih jika orang yang Anda kirimi pesan usia dan pergaulannya tak sepadan dengan Anda.

2. Menggunakan struktur kalimat yang amat kaku

Meski penggunaan singkatan, emoticon, dan tanda baca memang tak terlalu disarankan pada saat Anda mengirim pesan kepada orang penting untuk suatu keperluan yang penting juga, namun menggunakan struktur kalimat yang terlalu kaku juga tak terlalu kami sarankan. Pasalnya, saat Anda menggunakan sturktur kalimat yang terlalu kaku maka penerima pesan akan merasa sedang tak berkomunikasi dengan manusia.

Hindari penggunaan struktur kalimat konvensional dan juga hindari penggunaan struktur kalimat yang sama saat berkirim pesan via email.

3. Melibatkan semua orang dalam percakapan di sebuah thread email

Sebisa mungkin, Anda tidak melibatkan semua orang terlebih yang tak berkepentingan dalam sebuah thread email. Misalnya, Anda melibatkan semua rekanan kerja di divisi pada sebuah thread percakapan email Anda dengan si bos, padahal percakapan tersebut lebih fokus pada Anda dan juga bos.

Selain tak etis, melibatkan orang tak berkepentingan pada thread percakapan di email dapat menambah jumlah 'sampah' pada akun email pengguna lainnya.

4. Menggunakan kalimat subject yang tak jelas

Saat menuliskan Subject, maka usahakan menggunakan kalimat yang singkat namun juga jelas. Banyak orang kerap terjebak pada penggunaan struktur kalimat yang tak jelas di kolom Subject.

Padahal, kolom Subject sebenarnya merupakan salah satu bagian terpenting dalam email. Pasalnya, saat pertama menerima email maka biasa yang pertama nampak adalah kolom Subject yang dapat menetukan apakah email ini mendesak untuk segera dibaca dan dibalas ataukah tidak.

5. Menggunakan alamat email yang konyol

Saat Anda bekerja atau pada kapasitas berkirim pesan dengan orang yang posisi atau jabatannya penting maka usahakan untuk tidak menggunakan alamat email yang terdengar konyol, seperti marcelingus_tampan@yahoo.com. Selain menggelikan, penggunaan alamat email konyol untuk komunikasi yang terkesan penting dan formal dapat mengurangi tingkat profesionalitas Anda.

Jadi, jika sampai sekarang Anda masih menggunakan alamat email yang konyol maka segeralah ganti dengan alamat email menggunakan nama asli Anda sendiri demi kemudahan juga tentunya.

6. Banyak typo saat mengirim email

Typo memang wajar terjadi saat berkirim pesan, terlebih saat Anda mengetik isi pesan dengan terburu-buru. Namun, sering menulis email dengan typo ternyata dapat mengurangi kredibilitas Anda di mata rekan kerja, klien, bos, atau dosen pembimbing.

Sering typo pada email akan membuat orang yang menerima pesan Anda akan malas saat disuruh membaca, karena hampir sebagian pesan berisi tulisan dengan susunan kata yang tak jelas. Untuk itu, sesaat sebelum dikirim ada baiknya Anda baca kembali email yang akan Anda kirim sehingga kemungkinan typo dapat dikurangi.

7. Waktu mengirim email

Meski isi email yang Anda kirim cukup mendesak, tapi usahakan untuk tidak mengirim email pada jam-jam istirahat seperti pukul 3 dinihari misalnya. Selain dianggap tak sopan, mengirim email di jam-jam istirahat dapat membuat orang berasumsi bahwa Anda adalah pekerja keras yang tak mempunyai kehidupan di luar pekerjaan karena sibuk mengirim pesan pada waktu-waktu tak tepat hanya untuk urusan pekerjaan saja.

Perlu diingat, hal ini juga berlaku pada mahasiswa yang terbiasa mengirim pesan ke dosen pada jam-jam istirahat yang bisa saja dianggap kurang sopan.

8. Menggunakan kalimat yang terlalu bertele-tele

Usahakan untuk menulis email yang padat dan singkat. Hindari penggunaan susunan kalimat yang bertele-tele yang membuat sang penerima email tak bisa menangkap maksud dari pesan.

Jika Anda terpaksa harus mengirim email yang panjang, maka usahakan untuk memecah pesan pada beberapa paragraf. Usahakan juga dalam satu paragraf hanya ada dua kalimat, sehingga memudahkan penerima pesan membaca maksud email Anda. (dhi)

 

Baca Juga :

(ncl/ncl)

Related

Komentar

Trending Now

Recommended

What Next

More From Digital Section